Privacybeleid

01Wie wij zijn

De verwerkingsverantwoordelijke is Van Melsen Marketing B.V., handelend onder de naam DOCAXO, gevestigd in Nederland.

Handelsnaam

DOCAXO

KvK

82776350

Btw-nummer

NL862600339B01

Privacycontact

[email protected]

02Waarop dit beleid van toepassing is

Dit beleid geldt voor docaxo.com, de browsereditor, alle documenttools, accounts, versleutelde cloudopslag, facturering, gedeelde links, de publieke API en ondersteuning.

Bestanden die uitsluitend met een browsertool worden verwerkt verlaten je apparaat niet. Voor een servertaak upload je bewust het betrokken bestand.

03Gegevens die wij verwerken

Accountgegevens

E-mailadres, weergavenaam, verificatiestatus, versleutelde wachtwoordgegevens of identifiers van een gekozen identiteitsprovider, sessies en beveiligingsgebeurtenissen.

Bestanden en inhoud

Documenten, taakopties, resultaten, OCR-tekst, versies, reacties, deel- en ondertekengegevens. Browserbestanden blijven lokaal; opgeslagen bestanden zijn versleuteld met een sleutel per bestand.

Gebruik, facturering en techniek

Abonnement, credits, opslaggebruik, factuur- en betaalreferenties van Stripe, IP-adres, user-agent, tijdstippen, fout- en beveiligingslogs. Wij ontvangen geen volledige kaart- of bankgegevens.

API en ondersteuning

API-sleutelmetadata, scopes, verzoeken, gebruiksmeters, webhooks en correspondentie die je zelf verstuurt.

04Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken gegevens voor uitvoering van de overeenkomst: bestanden bewerken, taken uitvoeren, opslag, delen, accounts en facturering. Beveiliging, misbruikpreventie, foutdiagnose en beperkte productstatistiek steunen op ons gerechtvaardigd belang. Wettelijke administratie bewaren wij wegens een wettelijke verplichting. Niet-noodzakelijke analytics of marketing gebruiken wij alleen met toestemming.

05Bewaartermijnen

Opgeslagen bestanden blijven tot jij ze of je account verwijdert. Beveiligingslogs worden beperkt bewaard; fiscale administratie en facturen bewaren wij volgens de Nederlandse wettelijke termijn. Deel- en ondertekenbewijs kan zolang het document bestaat worden bewaard.

06Verwerkers en ontvangers

Wij delen alleen wat nodig is met zorgvuldig gekozen verwerkers: Stripe voor betalingen, e-mailleveranciers voor transactionele berichten, hosting- en infrastructuurleveranciers voor de dienst en, na toestemming, een analyticsleverancier. Verwerkers mogen gegevens uitsluitend volgens onze instructies gebruiken.

Ontvangers kunnen daarnaast bevoegde autoriteiten zijn wanneer de wet dit vereist, of een opvolgende onderneming bij een rechtsgeldige overdracht met passende waarborgen.

07Internationale doorgifte

Wij geven de voorkeur aan verwerking in de EU/EER. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken wij een adequaatheidsbesluit of EU-modelcontracten met aanvullende maatregelen. Documentworkers hebben geen vrije netwerktoegang.

08Beveiliging

Wij gebruiken TLS, versleuteling in rust, unieke bestandssleutels, geïsoleerde workers, toegangscontrole, beperkte bewaartermijnen, logging en herstelprocedures. Geen systeem is volledig risicoloos; meld vermoedens via het privacyadres en trek onbekende sessies in via Account.

09Jouw rechten

Je kunt inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar vragen en toestemming intrekken. Gebruik waar mogelijk de accountfuncties of mail [email protected]. Wij kunnen je identiteit controleren en reageren normaal binnen één maand.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10Cookies

Noodzakelijke cookies bewaren sessie, beveiliging, locale en toestemmingskeuzes. Deze zijn nodig voor de dienst. Analyticscookies worden pas na toestemming geplaatst; je kunt je keuze via de cookie-instellingen wijzigen. Wij gebruiken geen advertentiecookies.

11E-mail en marketing

Transactionele e-mail, zoals verificatie, wachtwoordherstel, taak- of factuurinformatie, is onderdeel van de dienst. Marketingmail versturen wij alleen met toestemming en bevat altijd een afmeldmogelijkheid.

12Kinderen

DOCAXO is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Denk je dat een kind zonder geldige toestemming gegevens heeft verstrekt, neem dan contact op zodat wij deze kunnen verwijderen.

13Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer de dienst of wetgeving verandert. De datum en tekst op deze pagina worden bijgewerkt; bij wezenlijke wijzigingen informeren wij accounthouders waar passend vooraf.

14Contact

Vragen en AVG-verzoeken: [email protected]. Juridische vragen: [email protected].